Die digitale Kanzlei-das optimale Umfeld, damit das beA erfolgreich wird

Am 01.01.2018 ist es soweit:  das besondere elektronische Anwaltspostfach wird bundesweit verpflichtend in Betrieb genommen.  Spricht man einen praktizierenden Anwalt heute  auf das Thema an, hat man den Eindruck, dass es noch einiger Überzeugungsarbeit bedarf, bis das beA in der täglichen Arbeit der Anwälte vorbehaltslos zur Anwendung kommt.

Die Kanzlei Leschnig & Coll.

Ursprünglich wollte ich daher  eine Anleitung zum beA schreiben, mit Installationsanweisung , Hinweisen zum Einloggen etc. Dann besuchte ich die Kanzlei Leschnig & Coll. in Würzburg, ließ mir die Funktionsweise des beA von der Rechtsanwaltsfachangestelltin  und Kanzleimanagerin Gunzelmann zeigen und kam mit den Mitarbeiter ins Gespräch. Schnell wurde klar, die Einstellung zum beA ist gekennzeichnet durch das Motto: „was der Bauer nicht kennt, frisst er nicht“. Die Angst vor etwas völlig Neuem scheint sich endgültig in Ablehnung umgewandelt zu haben.

An der Stelle vielen Dank an Frau Leschnig für die nette Zusammenarbeit, an Frau Gunzelmann für die Schulung und Erklärung sowie an Frau Seitz für die Organisation.

Aus dem Umgang der Mitarbeiter mit digitalen Medien, sowie der Ausgestaltung der täglichen Arbeit erkannte ich das eigentliche Problem schnell ,denn die Ängste wurzeln nicht bei beA selbst. Die Anwendung erklärt sich eigentlich von selbst und sollte recht gut funktionieren. Voraussetzung dafür ist, dass die Umstände rund um das Postfach herum passen. Die Frage ist daher vielmehr, welche technischen Gegebenheiten vorliegen müssen, damit das beA an sich laufen kann, wie die sonstigen Umstände angepasst werden müssen.

Das beA ist einfach

Erste Hinweise zum Zugriff auf das beA gibt die Website der BRAK. Nach dieser erfolgt der Zugriff „über eine Weboberfläche oder die Kanzleisoftware“. So einfach wie es sich anhört,  ist es auch. Wer einmal mit Microsoft Outlook oder generell mit einem beliebigen E-mail Postfach gearbeitet hat, dürfte keine Probleme damit haben. Es wurde eine sehr ähnliche  Oberfläche gebaut und die einzelnen Menüpunkte und Anwendungen haben vertraute Namen. Unter „Einstellungen“ können Zugangsrechte und Befugnisse der Mitarbeiter erteilt und einzelne Ordner angelegt werden. Der eigentliche Unterschied zu einem herkömmlichen E-mail Postfach liegt in der Doppeleingabe der PINs sowie der Verwendung der individuellen beA-Karte. Das System scheint gut durchdacht zu sein und es ist auf jeden Fall der erste Schritt in Richtung Digitalisierung.

Die Oberfläche des beA

Das beA kann nur in einem digitalen Umfeld richtig arbeiten

Damit die Möglichkeiten des beA vollumfänglich ausgeschöpft werden können, wird ein digitales Umfeld benötigt. Akten und Unterlagen müssen, damit sie über das beA verschickt und signiert werden können, digital geführt werden.

Dies ist auch der Grund, warum ich mir für meinen Besuch die Kanzlei Leschnig & Coll. ausgesucht habe. Nach eigener Aussage der Mitarbeiter wird sich das beA hier, wie ein Arbeitskollege, der das Team unterstützt, im Einsatz wohlfühlen. Die Kollegen freuen sich schon darauf. Sie haben das beA bereits mit anderen Kanzleien zusammen ausprobiert und sind für den realen Einsatz bereit, denn

die Kanzlei ist voll digitalisiert.

 

 

Der eigene Server der Kanzlei

Der Schriftverkehr mit den Mandanten erfolgt hier ab dem ersten, meist persönlichen Kontakt per E-Mail und die Unterlagen in Papierformat werden umgehend gescannt. Die Aktenverwaltung läuft parallel zu der Verwendung des beA auch in Papierform, und, wie gesetzlich vorgesehen, auch digital über die Kanzleisoftware. Dass das Telefon über das Internet läuft und die Kanzlei einen eigenen Server hat, ist nur noch das Sahnehäubchen. Den großen Unterschied macht zunächst einmal der digitale Umgang mit den Akten.

Natürlich ist es ein etwas größerer Aufwand die Akten gleich doppelt zu bearbeiten, da alles zusätzlich ausgedruckt werden muss. Das bereits vor Jahren eingeführte digitalisierte System zeigt aber jetzt seine ersten Früchte. Auf Nachfrage wurde mir bestätigt: die Kanzlei würde die Akten auch ohne eine gesetzliche Pflicht weiter manuell führen, da eventuelle technische Ausfälle oder sonstige Probleme die Aktenarbeit komplett unmöglich machen würden. Außerdem gäbe es derzeit keine Option die Akten mittels Kanzleisoftware auf dem Tablet digital zu verwenden, so dass die Anwälte vor Gericht weiterhin mit den analogen Akten arbeiten.

Zusammenfassend lässt sich daher sagen:

Das beA wird sich in jeder Kanzlei wohl fühlen, wo die Befugnisse und Rechte der Mitarbeiter innerhalb des Postfaches sinnvoll und ordentlich vergeben sind und die Akten digital vorliegen.

 

beA Mitarbeiter-, und Anwaltskarte

Frau Gunzelmann erzählt mir, dass sie sich schon 2015 mit dem beA auseinander gesetzt, Schulungen besucht und die Zugänge eingerichtet hat. Eine Kanzleisoftware hatten sie schon seit mehreren Jahren im Einsatz. Hinsichtlich der Einrichtung des beA in der „damaligen“ Zeit sei alles etwas unschön gewesen und man sei oft alleine gelassen worden. Heute dürften diese Probleme nicht mehr auftauchen, da sowohl die BRAK als auch alle sonstigen Involvierten Erfahrung bei der Errichtung haben.

Während unseres Gesprächs klingelt das Telefon mehrfach. Frau Gunzelmann sucht die entsprechenden Akten im System heraus, stoppt die Zeit innerhalb der Software und ergänzt bereits vorhandene Informationen mittels ein paar Mausklicks. Es fühlt sich an, als würde alles wie im Lehrbuch funktionieren. Dass dies nicht der Fall ist wird zwar immer wieder angesprochen, doch vor Ort scheinen alle mit der Infrastruktur zufrieden zu sein. Ein Großteil des Datenverkehrs mit den Mandanten läuft im Übrigen über E-mail. Hierdurch spart sich die Kanzlei die Arbeit mit dem Scanner und die Anwälte können sich schon vorab mit der Thematik auseinandersetzen.

Ob am Ende für eine kleine Kanzlei eine eigene Kanzleisoftware erforderlich sein wird oder die Arbeit mittels bereits vorinstallierter Software wie Kalender, Mailpostfach und Office-Anwendungen geschieht, ist zunächst egal. Jedenfalls haben es Kanzleien mit einer eigenen implementierten Kanzleisoftware einfacher, wenn der Anbieter die beA-Schnittstelle bereits eingebettet hat. Dieser Anbieter wäre dann, wie auch der EDV-Dienstleister eines Servers,  der Ansprechpartner für technische Fragen bei Funktionsstörungen, mit denen man sich nicht mehr selbst auseinandersetzen müsste. Am Ende wird auch der Preis ein entscheidendes Kriterium darstellen.  Ich bin mir nicht ganz sicher, ob ein Anwalt, der alleine oder nur mit einem einziger Mitarbeiter arbeitet, wirklich viel Geld in eine Kanzleisoftware investieren muss, um die beA nutzen zu können. Theoretisch könnte auch ein ordentlich geführtes System auf einem SSD in digitalen Mappen funktionieren. Auch die Frage, welche Kanzleisoftware man wählen sollte, kann nicht pauschal beantworten werden. Frau Gunzelmann erklärt mir auch nochmal, dass  eine Kanzlei, die sich mit Baurecht beschäftigt, alleine schon wegen den technischen Zeichnungen größere und andere Scanner und eine Software mit einer anderen Struktur als die bei Leschnig & Coll benötigt. Wichtig ist nur:

um den Scanner wird man nicht herumkommen.

Wenn dieser aber eingerichtet ist, ordnungsgemäß funktioniert und das Aktenmanagement auch sinnvoll organisiert ist, dürfte es keine großen Probleme geben.

Mein Fazit daher:

Das beA wird gut funktionieren,  wenn es sich in seiner Umgebung wohl fühlt. Genauso, wie ein Arbeitnehmer in einem schlechten  Arbeitsklima keine gute Arbeit leisten wird, wird das beA dies auch nicht tun. Für einen Arbeitnehmer sind nette Kollegen und gute Rahmenbedingungen wichtig. Das beA verlangt ein digitalisiertes Umfeld samt Scanner, elektronischen Akten und eine grundlegend positive Einstellung der Anwender, denn

die Digitalisierung ist da und geht auch nicht mehr weg.

Ich finde, das beA ist der ersten Schritt in die richtige Richtung zur Digitalisierung der Justiztätigkeit und hoffe, dass es sich durchsetzen wird. Vermutlich wird einiges zu Beginn nicht oder nicht richtig funktionieren, die Probleme werden aber mit der Zeit mit Sicherheit gelöst. Daher wäre es schön, wenn aus der passiven Nutzungspflicht eine aktive Nutzungsmoral entstehen könnte und die Branche ihre eigene Digitalisierung gemeinschaftlich vorantreiben würde.

Ein paar Tipps noch: sollte die bisherige Anwaltssoftware keine Schnittstelle für das beA eingebaut haben, fragen Sie einfach bei Ihrem Anbieter nach. Das Nachrüsten ist seit dem Sommer möglich. Ansonsten lässt sich das beA insoweit mit der eigenen privaten E-mail Adresse verknüpfen, dass man sich automatisch eine Benachrichtigung schicken lassen kann, sofern eine Nachricht im beA eingetroffen ist.

Wichtige Informationen und Tipps finden Sie auch im Newsletter (hier) des beA. Alternativ können Sie sich hier auch einen RSS-Feed einrichten.

 

 

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5 Kommentare

  1. Das Problem ist, dass wir wieder einen deutschen Sonderweg gehen, was bei gesetzlich erfundenen Technologien noch nie funktioniert hat (vgl. qualifizierte elektronische Signatur).

    Obendrein wurde das beA so konzipiert, dass es primär kleine Kanzleien im Blick hatte, nicht aber international agierende Großkanzleien.

    Beispiel:
    Internationale Softwareanbieter haben das beA erst sehr spät auf dem Schirm gehabt und mit entsprechender niedriger Priorität – der deutsche Markt ist schließlich nur einer von Vielen und die meisten Anbieter stecken mitten in den DSGVO Umstellungen. Gleichzeitig kamen viele Informationen von den Kammern auch erst so spät, dass sie lange Entwicklungszyklen in großen und komplexen Systemen nicht berücksichtigt haben. Deshalb ist das Nachrüsten keineswegs überall möglich!

    Außerdem fehlen sehr zentrale Funktionen oder sind ausgesprochen mühsam: Delegierter Zugriff auf Postfächer für Assistenten/innen, Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, im Team agierende Einheiten oder zur Überführung von Dokumenten bei ausgeschiedenen Mitarbeitern sind so nicht vorgesehen.

    Das beA hat als Anwendungsfall den Einzelanwalt im Blick und übersieht dabei, dass kaum noch ein Anwalt so arbeitet.

    Hinzu kommen lächerliche technische Beschränkungen, wie sie sich nur Deutsche ausdenken können, wie ein 30MB Dateilimit und PDF 1.0 bis 1.4.

    Ich bin sicherlich ein großer Freund der Digitalisierung – liebend gerne würde ich moderne Software für meinen Arbeitsalltag nutzen, allein 203 StGB (auch in der neuen Fassung!) macht es mir ausgesprochen schwer. Auf eine halbfertige, an der Praxis vorbei konzipierte deutsche Insellösung kann ich allerdings gut verzichten.

    Homeoffice oder mobiles Arbeiten? Nur mit Kartenleser! Teilzeit? Nur bei täglichem Prüfen des Postfachs. Modernes Arbeitsleben sieht anders aus.

    Mag sein, dass einige Probleme irgendwann noch gelöst werden – aber wenn ICH als Anwalt das Risiko meinem Mandanten gegenüber für anfängliche Probleme trage und es mein Arbeitsleben beeinflusst, kann ich wohl erwarten, erst dann gesetzlich auf eine technische Lösung verpflichtet zu werden, wenn diese auch funktioniert.

    Und wo wäre das Problem gewesen, auf bestehende und erprobte Standards wie PGP zu setzen? Das hätte auch den Vorteil gehabt, diese Standards aus der Nische in den Massenmarkt zu befördern – mit der Chance, dass auch andere Branchen davon profitieren.

    1. Ob die Softwareanbieter die Schnittstelle einbauen oder nicht ist letztendlich ihre eigene Verantwortung und ich würde eine entsprechende Meinung von diejenigen haben, die den deutschen Markt für nicht wichtig genug halten, um die Schnittstelle zu implementieren.
      Ihr Problem bezüglich der Delegierung der Zugriffsmöglichkeiten kann ich nach meinem Einblick bei der Kanzlei nicht 100%-ig nachvollziehen, da die Möglichkeit definitiv vorgesehen ist. Ob es eine Möglichkeit für Dokumentenüberführung gibt kann ich Ihnen leider nicht beantworten, jedenfalls könnte da die einfache „Weiterleitung“ funktionieren. Das System funktioniert im Übrigen auch ohne Kartenlesegerät, wie ich im Beitrag auch darauf hingewiesen habe, in dem Fall ist der Sicherheitstoken jedoch auf den einzelnen Arbeitsplatz begrenzt.
      Ein tägliches Prüfen des Postfaches erübrigt sich durch die Benachrichtigungsmöglichkeit im eigenen „privaten“ E-mail Postfach.
      Ich verstehe schon, dass Sie mit der Umsetzung nicht zufrieden sind, ich sehe es jedoch so:

      Man hat sich wohl für eine eigene Lösung entschieden, anstatt auf „erprobte Standards“ zurückzugreifen. Dabei musste der Entwickler die Zielgruppen mit Sicherheit im Auge behalten: auf der einen Seite stehen Einzelanwälte mit einem Digitalisierungsstandard aus den 80er Jahren und mittelständische oder Großkanzleien auf der anderen seite mit einer eigenen EDV-Abteilung. Dass man bei einem solchen Software nicht alle Ansprüche gerecht werden kann liegt auf der Hand und ich finde, dass ein angenehmer Mittelweg gegangen wurde. Für die Digitalisierungsnomaden(Entschuldigung wegen dem Ausdruck) wird die Benutzung von beA zumindest am Anfang eine echte Herausforderung sein, während sich die Digitalisierungspioniere sich unterfordert und nicht verstanden fühlen werden…..immerhin funktioniert es ja und es ist der erste Schritt in die richtige Richtung.

    1. Ich schätze, dass die Kanzlei auf eine Verschlüsselungsmethode zurückgreift, zumal der Informationsaustausch stets über den eigenen Server läuft. Schreiben Sie doch eine E-mail an die Kanzlei, falls die eingesetzte Methode Sie genau interessiert.

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