Digitale (Selbst)Transformation Level 1- Die digitalisierte Handschrift

Die Juristerei wird zunehmend digitalisiert und es wurde bereits mehrfach betont: wer den Sprung verpasst, wird es zunehmend schwieriger haben. Doch die Arbeitswoche eines Juristen ist bereits jetzt schon vollgefüllt mit Mandantengespräche, Gerichtstermine, sonstige Arbeit,  Weiterbildung, Fachzeitschriften lesen etc. Am 1.1.2018 geht außerdem beA in die heiße Phase, womit man sich ggf. auch noch beschäftigen muss. Daher stellt sich die Frage: wie fange ich damit an mein Leben, meinen Alltag und meine Arbeit zu digitalisieren, ohne dafür von der kaum vorhandenen Zeit noch mehr aufzuwenden? Schließlich soll ja die Digitalisierung die Arbeit effizienter machen und nicht noch mehr Zeit kosten:

Alles entscheidet sich im Kopf.

Steve Jobs hat sich salopp formuliert dafür entschieden das Smartphone zu revolutionieren, Elon Musk dafür, Fahrzeuge ohne Verbrennungsmotor zu betreiben. In der Juristerei weiß ich nicht wirklich, wer sich beA ausgedacht hat, vielleicht kam sogar der Wunsch aus der Branche heraus. Fakt ist:

wo ein Wille, da ein Weg. Denn aller Anfang ist schwer, doch derjenige der es gar nicht erst versucht, hat bereits verloren.

Hauptsache man fängt irgendwo an, denn mit der Zeit entwickeln sich sowohl die Systeme selbst weiter, als auch parallel dazu die Nutzer selbst. Die Zeit beweist es: während die ersten Geräten vor 7-8 Jahren (sog. PDAs) nur mit Stylus gerade mal in der Lage waren präzise zu klicken, sind einem heute mit Smart Pen und Tablet oder Smartphone keine Grenzen gesetzt. Ich habe mir daher überlegt, womit man sich als erstes anfangen sollte, um die eigene Arbeit selbst Stück für Stück zu digitalisieren: Ich würde ganz an der Quelle beginnen.

Ein durchschnittlicher deutscher Jurist schreibt mit Füllfederhalter auf Papier

Man bekommt eine schriftliche Akte, man kommentiert diese für sich handschriftlich, hinterlässt den Mitarbeiter kleine Post its und schreibt im Meeting mit der Hand mit. Ich wüsste nicht, in welcher Branche noch so viel Papier verbraucht und so viele Notizblöcke gefüllt werden. Die Tatsache dass ein hochwertiger Füllfederhalter oder Kugelschreiber teuer ist, dürfte auch kein Zufall sein. Doch das Gefühl, statt Kugel oder Feder mit Kunststoff, statt auf Papier auf Glas/Kunststoff zu schreiben, ist ungewohnt und nicht unbedingt angenehm, das sehe ich auch so. Ich bin auch ein typischer Kandidat für handschriftliche Notizen, die dann schön säuberlich im Nachhinein abgetippt werden. Was eine Zeitverschwendung! Doch für mich als Studentin ist dies derzeit der einzig sinnvolle Weg, da wir im Studium  möglichst schnell möglichst viel handschriftlich verfassen können müssen, um  die zeitlich eng getakteten Klausuren überhaupt irgendwie schaffen zu können.(Disclaimer: dass das Studium ein Update bitter nötig hat, wurde hier schon ausführlich diskutiert) Schwierig wird es nur dann, wenn die Mitschriften im Team gebraucht werden, wenn diese zum Beispiel nach einer Vorlesung jemandem zugeschickt oder nach einer Sitzung zum Protokoll formuliert werden sollen. Arbeiten mehrere im Team an der Akte zusammen? Man kann diese kopieren oder einscannen, um eine Vervielfältigung mittels Technik kommt man aber nicht herum. Daher wenn es darum geht die Arbeit zu digitalisieren, sich selbst an digitale Akten zu gewöhnen, sollte die Schrift meiner Meinung nach der erste Schritt sein. Zum Glück sind auf dem Markt bereits genug gute Angebote vorhanden, um sich Stück für Stück heranzutasten, man muss nicht unbedingt auf die Variante mit Stylus und Tablet zurückgreifen.

das Günstigste zum Einstieg – Scanbot

//Disclaimer: die App habe mir ich selbst gekauft //

Mitschriften und Notizen mit der eingebauten Smartphonekamera zu digitalisieren ist zwar einfach und schnell, man erkennt jedoch sofort, dass bloß ein Foto gemacht wurde (wenn es verwackelt ist oder die Qualität nicht stimmt ist es natürlich ein anderes Thema). Oft liegt es aber nur daran, dass die Kamera nicht genau oder perfekt gerade über das Papier gehalten wurde. Hierfür bietet die App Scanbot einen genialen Ersatz. Hierfür greift die App auf die Kamera des Smartphones zu und macht eigentlich ein herkömmliches Foto vom Papier. Die App erkennt jedoch zusätzlich die Kanten und Winkel des Papiers und begradigt diese so, dass am Ende ein optisch „wie gescanntes“ Bild bzw. pdf-Datei entsteht. Ich bin mit der App super zufrieden und kann sie bedingungslos weiter empfehlen, wenn es darum geht zwischendurch ordentliche Scans einer oder mehreren Seiten zu machen. Ich habe bereits meine Zeugnisse für einen Antrag meines Vater, sonstige Unterlagen und auch Skripte abfotografiert, um diese einem Bekannten zur Verfügung zu stellen. Er konnte das Skript am Ende ausdrucken und man hat zwar gemerkt, dass diese gescannt wurden, er ist aber nicht dahinter gekommen, dass es sich bloß um Fotos meiner Kamera gehandelt hat. Selbstverständlich hängt die Qualität des Bildes am Ende mit der eingebauten Technik der Kamera zusammen, die heutigen Smartphones sollten meiner Einschätzung nach jedoch meistens in der Lage sein die Unterlagen bei ordentlichen Lichtbedingungen abzufotografieren.Allerdings kann mit den man Bilder bei schlechten Lichtbedingungen auch arbeiten, jedenfalls ist die Auflösung dank des Softwares wesentlich besser als bei einem einfachen Foto. Die App verfügt außerdem über eine automatische Texterkennungsfunktion (OCR), s. Bild unten. Ich hätte nicht gedacht, dass diese bei dem Preis überhaupt funktioniert, die Texte wurden jedoch aus dem Bild meistens brauchbar erkannt, das Software hatte vereinzelt wirkliche Probleme, konnte jedoch keine  Sonderzeichen und Zahlen erkennen(s.Bild unten).

Wie es in der Praxis funktioniert:

Ich habe für den Test folgende Seite bei sehr schlechten Lichtbedingungen in der App gescannt:

Die zu scannende Seite aus meinem Ordner
Die App sucht nach den Rändern
Sollte die App die Ränder nicht richtig erkennen können, z.B. weil die Unterlage unter der Datei weiß ist, kann man diese selbst einfach anpassen

 

Der Text sieht in der Texterkennung so aus
die fertige Textdatei auf dem Rechner
so sieht die App aus

Kostenpunkt: 7,99 € bzw. je nach Betriebssystem, es gibt aber auch eine kostenlose Variante, die das „Scannen“ der Bilder beherrscht, die Dateien können bloß nicht in der App bearbeitet(markiert etc.) werden.

Fazit: Ich finde, wenn  es darum geht mal schnell unterwegs, in einem Meeting oder in der Uni die Unterlagen sich brauchbar kopieren zu müssen, ohne zum Beispiel die Klammer zu entfernen und zum Scanner zu rennen, ist die App absolut hilfreich und das Preis:Leistungs-Verhältnis der kostenpflichtigen Variante absolut angemessen. Wer sich erstmal auch keinen Scanner leisten kann aber mit beA arbeiten muss, könnte mit der App auch arbeiten können, wobei ich die Empfehlung einschränken muss: Voraussetzung ist ein Smartphone/Tablet mit einer guten Kamera sowie ideale Lichtbedingungen(z.B. ein helles, ausgeleuchtetes Büro). Um den Erwerb eines Scanners kommt man aber nicht herum.

das (geschlossen) Unauffälligste- Leuchtturm1917 Whitelines Link

//Disclaimer- *WERBUNG* das Notizbuch in der Größe A4 wurde mir kosten- und bedingungslos Leuchtturm1917  nach meiner Anfrage zur Verfügung gestellt, da ich die Größe jedoch im Alltag unpraktisch fand, habe ich mir dasselbe Notizbuch in A5 selber gekauft.//

Die Marke Leuchtturm 1917 dürfte für die meisten meiner Leser nichts neues sein, das Unternehmen produziert u.a. qualitativ wertvolle Notizblöcke in jeglicher Ausführung. Wenn man sich die Produktpalette auf der Webseite anschaut wird man quasi überrant mit den Kombinationsmöglichkeiten der Farben und Penloops, also den Gummischlaufen, die man an die Notizbücher in passender Farbe befestigen kann, um die Stifte direkt mitführen zu können.

Ein spezielles Produkt geht meiner Meinung nach auf der Webseite jedoch definitiv unter, in den Läden habe ich dieses bisher auch noch nicht gesehen:

Leuchtturm 1917 Whitelines Paper.

Whitelines Paper ist eine eigenständige Marke, das Papier und sonstigen Produkte können unabhängig von Leuchtturm 1917 selbst erworben werden, zum Beispiel hier. Das Besondere? Das „Whitelines Paper“-Papier ist grau, die Linien oder wahlweise Punkte sind weiß. Hierdurch wird beim Abfotografieren der Seite mittels der dazugehörigen App ein komplett blanko weißes Ergebnis erzielt, als hätte man auf ein ganz normales blankopapier seine Notizen, Grafiken etc. angefertigt. Hierfür wird neben einem Smartphone/Tablet mit einer Kamera die Whitelines Link-App benötigt, welche die Umwandlungsarbeit übernimmt. Dabei werden die Linien und Farben schärfer, das Gesamtergebnis ausgezeichnet lesbar.

Ich habe, wie bereits eingangs erwähnt, das Notizbuch A4 Whitelines Link von Leuchtturm 1917 kosten- und bedingungslos zugeschickt bekommen, ich fand die Größe jedoch zum Mitführen im Alltag ungeeignet. Daher habe ich mir kurzerhand, da ich die Technologie und die Idee so klasse fand, das Notizbuch in A5 mit passender Stifteschlaufe gekauft. Seit ca. 6 Wochen kommt dieses mittlerweile jeden Tag mit mir mit. Leider gibt es die Bücher nur in Schwarz und ich fand die äußere Beschichtung etwas anfällig, diese zerkratzt relativ schnell. Anfangs fand ich das orangene Band auch nicht sonderlich hübsch, daran gewöhnt man sich jedoch schnell, zumal das Notizbuch an sich absolut normal und durchschnittlich aussieht. Auf das Papier selbst wurde ich jedoch sehr oft angesprochen.

Wie das ganze in der Praxis funktioniert:

Zur Verwendung lässt sich nicht wirklich viel sagen, da es sich bei dem Produkt um ein herkömmliches Notizbuch handelt. Genauso wie beim Scanbot legt man das Smartphone/Tablet im Endeffekt über die zu scannende Seite. Wichtig ist nur, dass die kleinen Quadrate an den Ecken der Seiten frei und erkennbar sein müssen.

Die Größen A5 und A4
hier kann man die Kratzer in der Mitte des Notizbuches genau erkennen

 

die Seiten des Notizbuches
eine Doppelseite aus der Nähe

 

Die Oberfläche der App

 

Meine Notizen

 

Im übrigen lassen sich die eingescannte Notizen in Kategorien einteilen, s. farbiger Kreis im Bild unten links.

die Whitelines App

An sich finde ich, dass die Technologie hauptsächlich für Grafiker uä genial ist, da man die Linien und Punkte als Hilfslinien verwenden kann, so aber dass diese am Ende verschwinden. Was die Whitelines Link Technologie für Juristen besonders macht? Meine Idee war: die eingescannte Dateien über Microsofts OneNote-Texterkennungstechnologie (OCR) laufen zu lassen. Ich habe dies sowohl unter Microsoft Windows als auch unter Mac OS  ausprobiert  und ich hatte den Eindruck, dass OneNote unter Windows mehr Zeichen erkennt. Doch das Ergebnis war sehr ernüchternd: es hat leider überhaupt nicht funktioniert. Ob es letztendlich an den Bilddateien der Whitelines App oder an das OneNote-System lag kann ich derzeit nicht sagen. Fakt ist, meine Idee hat leider nicht funktioniert, so dass die Dateien von Whitelines Link derzeit sich nur zum Einscannen und speichern eignen jedoch nicht zur weiteren Verarbeitung, zumindest nicht in der Kombination.

das eingescannte Bild in OneNote

 

der erkannte Text unter Mac OS
Text aus Bild kopieren unter Windows
der erkannte Text in OneNote unter Windows

Fazit: wenn jemand seine Notizen immer mit sich führen will ohne ein Notizbuch mitschleppen zu müssen oder seine Mitschriften jederzeit seiner Kollegen und Freunden schicken möchte, dem kann ich das Notizbuch empfehlen. Letztendlich ist es kaum teurer als vergleichbare Notizbücher derselben Qualitätsstufe und verfügt dennoch über die zusätzliche Möglichkeit der ordentlichen Digitalisierung. Der Farbunterschied stört im Alltag im Übrigen überhaupt nicht. Ich benutze mein Notizbuch seit dem Test durchgehend und ab und an ist es tatsächlich sehr hilfreich, dass ich die Seiten einscannen kann. Übrigens: die Lichtverhältnisse hatten hier weniger Einfluss auf die Qualität des Ergebnisses gehabt als bei Scanbot.

Kostenpunkt: 14,95 € (A5) bzw 19,50 € (A4)

An der Stelle nochmal vielen Dank an Leuchtturm1917 für die Zurverfügungstellung des Notizbuches in A4.

das Edelste – Montblanc Augmented Paper

//Disclaimer: das Augmented Paper wurde mir von Montblack kosten-und bedingungslos nach meiner Anfrage für einen Testzeitraum von ca 4 Wochen zur Verfügung gestellt//

Ob man dieses Produkt mit den ersten  zwei so richtig und „fair“gleichen kann weiß ich nicht. Der Zweck des Produktes ist aber an sich eigentlich dasselbe: die Digitalisierung von handschriftlich geschriebenen Texten. Damit endet auch schon die Liste der Gemeinsamkeiten, denn weder Preis, noch Ausführung  sind vergleichbar. Das Augmented Paper von Montblanc digitalisiert nämlich handschriftliche Texte in Echzeit und erkennt diese als maschinellschriftlich geschrieben. Dabei ist es auf dem ersten Blick eine hochwertige Ledermappe mit einem hübschen Montblanc Stift und Notizbuch.

/Ich hätte gerne die Mappe auseinandergeschnitten und nachgeschaut was dahinter steckt, ich hätte es aber denke ich 1. nicht über das Herz gebracht und 2. ich musste es ja zurückgeben. Daher kann ich leider nicht sagen, was genau in der Mappe verbaut ist./

Wie das ganze in der Praxis funktioniert:

Zur Qualität und Verarbeitung muss nicht viel gesagt werden, die Erwartungen waren hoch aber ich wurde nicht enttäuscht. Als Kritikpunkt hatte ich allein bei dem StarWalker-Stift das Gefühl, dass ich darauf verzichten könnte. Dies kann jedoch auch daran liegen, dass ich schon seit Jahren ausschließlich und immer mit dem selben Stift derselben Marke schreibe. Die Handhabung ist denkbar einfach: Bluetooth beim Tablet/Smartphone einschalten, die 2 Geräte verbinden, losschreiben. Ist das Augmented Paper eingeschaltet, so kommuniziert es über ein kleines LED-Lämpchen, die einzelnen Signale werden bei der Einrichtung erklärt. Verschiedene Farben bedeuten zum Beispiel dass ein Text erfasst wurde, dass der Akku zu schwach ist etc.

 

Fängt man an etwas zu schreiben, so kommunizieren Stift und Mappe miteinander, ich vermute dass die Bewegung verfolgt wird. Die Inhalte pro Seite können dabei, müssen aber nicht sofort übertragen werden. Spätestens wenn der Speicher voll ist, muss mittels Knopfdruck das Geschriebene übertragen werden. Bei mehreren Seiten kann dies etwas länger dauern. Super unpraktisch finde ich außerdem , dass die Seiten einzeln erfasst werden, die einzelnen Seiten muss man am Ende manuell zusammenführen. Außerdem funktioniert die Texterkennung bei der klassischen Ärzte-Schriftart nur bedingt, seht selbst:

 

Die Größte Frage war allerdings für mich: funktioniert das System mit einem anderen Notizblock als mit dem von Montblanc selbst? Die Antwort ist ja, es kommt nur auf die Dicke an. Ich habe es mir einfach gemacht und habe das Leuchtturm1917 Notizbuch auf die Mappe gelegt. Auf der ersten Seite passierte nichts, blätterte ich jedoch ein paar Seiten um, so dass der Papierstapel ungefähr die Dicke der mitgelieferten Notizblockes hatte, funktionierte alles perfekt und ohne Probleme. Die Texterkennung erkennt zwar keine Grafiken, ein Anwalt wird jedoch selten Herzchen oder Smileys in seine Schriftstücke malen. Oder doch?

Das Notizbuch von Leuchtturm ist wesentlich dicker als das Mitgelieferte, das Augmented Paper erfasste keine Handbewegung
Dieser Notizblock hat in etwa die Dicke des Mitgelieferten-> Texterkennung kein Problem

Jedenfalls ist man nicht an die- meiner Meinung nach teuren- Notizblöcke gebunden. Im Übrigen hielt der Akku bei mir sehr lange, so dass ich diesen kein einziges Mal laden musste. Dies wäre jedoch über den standardisierten micro-USB- Anschluss ohnehin kein Problem.

 

Die gescannten Bilder sehen genauso aus als hätte man auf einem Tablet geschrieben, die Textfarbe lässt sich anpassen. Man hat im Endeffekt mittels weiterer Apps alle Möglichkeiten zur Nachbearbeitung auf einem Tablet/Smartphone, die man sonst  bei direktem Schreiben auf diesem auch hätte. Der Unterschied ist nur, dass die eigentliche Schreibarbeit auf dem Papier stattfand.

meine Handschrift übertragen
die Farbauswahl in der Montblanc App

Kostenpunkt: satte 690 €, darüber hinaus gibt es 2 Notizblöcke im Paket für 50 €

Fazit: Der größte Kritikpunkt an dm Augmented Paper ist der Preis. Für knapp 700€ bekommt man bereits hochklassige Tablets mit dazugehörigen Touchpens oder man kauft sich welche von Drittanbietern. In der Hinsicht kann das Augmented Paper eben „nur“ Texte digitalisieren. Ich empfehle es jedoch jedem, der sich grundsätzlich weigert auf einem Tablet mitzuschreiben, die geschriebenen Texte jedoch schnell und ohne zusätzliche Abtipparbeit digital weiter bearbeiten will. Er/sie wird sich dafür aber eine schöne und leicht leserliche Schrift angewöhnen müssen. Theoretisch könnte man sogar auf diesem Wege E-mails direkt schreiben und hätte eine manuelle Sicherheitskopie gleichzeitig. Insgesamt hat mir das Augmented Papersehr gut gefallen und obwohl es mir als Studentin wirklich wehtut, muss ich ganz ehrlich sagen: ich finde den Preis zwar sehr hoch bemessen, für die Leistung die man bekommt jedoch nicht unverhältnismäßig. Ich wünschte mir jedoch die Möglichkeit, die Mappe mit einem eigenen Stift betreiben zu können. Vielleicht die Technik aus dem Stift in einen  separaten Ring eingebaut  undüber den eigenen Stift gezogen?

An der Stelle nochmal vielen Dank an Montblanc für die Zurverfügungstellung des Augmented Papers.

 Gesamtergebnis: Im Endeffekt ist es vollkommen egal, ob man sich einen Scanner kauft, seine Schrift mit einer Digitalkamera abfotografiert oder einen Kurs zum Tastenschreiben belegt. Die aufgelisteten Produkte stehen nur beispielsweise für die Möglichkeiten, die heute den ersten Schritt in die Digitalisierung schaffen. Wichtig ist nur : man fangt einfach irgendwo an! Digital zu agieren ist bloß eine Gewöhnungsfrage, sobald man einzelne Geräte in den laufenden Alltag sinnvoll und effektiv involviert hat, gestaltet sich die Entwicklung wie von alleine. Eine digitale Kanzlei aufzubauen passiert nicht von einem Tag auf den anderen, doch wenn man jede einzelne Stufe sich selber erarbeitet und auch versteht, so gibt man weniger Geld für einen Berater aus und kann die Möglichkeiten besser und sinnvoller erfassen und wächst mit dem Prozess quasi unbewusst mit.

Im Übrigen: man ist nicht alleine! Habt ihr Probleme mit euren Geräten, habt ihr Fragen oder interessiert euch die Erfahrung von anderen: Fragt einfach!

 

Die Apps liefen stets auf meinem iPhone 6 unter iOs 11.0.1. Unterschiede könnten sich  bei verschiedenen Geräten, verschiedenen Betriebssystemen etc. durchaus ergeben. 

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2 Kommentare

  1. Danke für den interessanten Beitrag.

    Folgende Gedanken dazu:

    1. Statt ScanBot verwende ich Office Lens von Microsoft. Läuft auch auf iPhone und Android, kostet nichts, hat einen Extra Foto-Modus für das Abfotografieren von Whiteboards und ich kann die Inhalte direkt mit meinem OneNote oder OneDrive synchronisieren. Funktioniert super.

    2. Ich habe in meinem „alten Leben“ im Bildungsmarkt immer mal wieder mit solchen Spezialstift und -papier Lösungen experimentiert. Am Ende war mir das für mich selbst – und auch für Lehrende und Lernende wg. der hohen Kosten für das Spezialpapier immer zu teuer. (Beziehungsweise: Im Fall eines Falles hatte man es nicht dabei…)

    3. Ich bin irgendwann recht konsequent umgestiegen und vermeide es weitgehen, überhaupt mit Papier zu arbeiten. Ich nutze jetzt seit über 3 Jahren ein Microsoft Surface Pro 3 – und bin super zufrieden. Notizen mache ich direkt in OneNote. Meistens getippt, was bei mir viel schneller geht als handschriftlich. Und wenn ich mal etwas skizzieren muss (oder das Tippen nicht adäquat ist), dann verwende ich das Surface als Tablet und verwende den Stift.

    Fairerweise muss man sagen: Das rein digitale Arbeiten muss man ein bisschen üben. Weil nichts peinlicher ist, als in einem Meeting mit der Technik nicht klar zu kommen…

    1. Vielen Dank für Ihren Kommentar. Es scheint, als hätten Sie sich schon vor längerer Zeit mit diesem Thema beschäftigt und somit den perfekten Weg und Lösung für sich selbst gefunden. Das ist auch das Ergebnis, welches ich meinen Lesern und im Übrigen allen Juristen wünschen würde. Die konsequente Umstellung auf Technik ist ein logischer und auf Dauer unvermeidbarer Schritt, welcher jedoch bisher bei weitem nicht den Regelfall entspricht. Die von mir vorgestellten Lösungen stellen mMn eher die erste Brücke und somit den Einstieg von der vollanalogen Welt zur zum Teil digitalisierten.

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