Digitale (Selbst)Transformation Level 2 – Das digitale Mindset

Alles beginnt mit einer Entscheidung, mit einem Ziel und der Überzeugung auch etwas ändern zu können. Große Worte alleine reichen hierbei oft nicht aus; das ein Änderungsprozess aber oft nicht reibungslos verläuft ist eine in Steinen gemeißelte Tatsache. Eine Kanzlei zu digitalisieren erscheint oft von Anfang an aussichtslos.

Prozessordnungen, Papierakten, Datenschutz und Datensicherheit sind Faktoren die Bestrebungen hin zu einer digitalisierten Arbeitsweise quasi im Kern ersticken. Eine Kanzlei zu digitalisieren ist jedoch kein Hexenwerk und somit gerade kein aussichtsloser Prozess, zumal andere Berufs-und Industriezweige dieselbe Verwandlung vor 30 Jahren schon hinter sich gebracht haben.

Doch was braucht ein Anwalt? Welche IT Umgebung muss vorhanden sein, um modern und insbesondere innovativ arbeiten zu können?

Je nach Kanzleigröße, Rechtsgebiet etc. ist diese Frage unterschiedlich zu beantworten.Für die meisten Kanzleien dürfte jedoch ein Zugriff auf den Datenbestand, die Möglichkeit der Bearbeitung der Schriftsätze, sowie eine Einsicht in den Kalender bzgl. Fristen und Terminen das Wichtigste sein; die Erreichbarkeit von überall ist dabei auch eine Grundvoraussetzung.Um diese Aufgaben gewährleisten und erfüllen zu können ist jedoch sowohl Personal als auch die nötige Technik gefragt.

Wie und wo werden die Daten gespeichert und wer darf auf was von wo zugreifen? Funktioniert die Synchronisierung und welche Geräte brauche ich überhaupt?

Fragen, die am Ende nur auf einem Wege beantwortet und die Antworten umgesetzt werden können: TEAMWORK!

Die Kanzlei Färber Rechtsanwälte macht es vor. Dabei unterscheidet sich Harald Kaiser, Fachanwalt der Kanzlei Färber Rechtsanwälte, in einer Sache schon grundlegend von denjenigen, die sich mit dem Faxgerät und dem Drucker zufrieden geben. Er hat sich ein digitales Mindset gebildet. Er hat die Leidenschaft und Vision seine Kanzlei grundlegend und längerfristig zu verändern und die Arbeit zu digitalisieren. Er hat sich über den Markt informiert, sich für ein Gerät und einen Anbieter entschieden und gemeinsam mit seinen Kollegen die Arbeit grundlegend verändert. Die Kanzlei als Gemeinschaft aus Arbeitgeber und Arbeitnehmern bildet dabei eine andere, ebenso essentielle und erforderliche Seite, denn sie muss bei dem Prozess mitmachen (wollen) und an der Entwicklung beteiligt sein.Ein anderer Punkt sind dann nochmal die, die auf der Suche nach Lösungen helfen und beraten.

Ein Anwalt arbeitet dort, wo seine Akten und sein Schreibtisch steht. ….man könnte meinen diese Aussage träfe nicht mehr zu, doch obwohl viele Anwälte quer durch die Republik reisen ist eine wirklich mobile Tätigkeit hierbei kaum möglich. Fernzugriff auf Akten? Fehlanzeige! Abarbeiten von Fristen während man zu einem Termin mit dem Zug unterwegs ist? Selten, aber möglich. In anderen Berufsgruppen wie z.B. der Industrie ist dies bereits Alltag. Solch´ein Prozess ist meistens teuer, aufwendig und Nerven aufreibend. Wenn dann die Technik am Ende auch nicht so funktioniert wie man sich das wünschen würde, lässt die Motivation vermutlich auch schnell nach, obwohl vermutlich bloß ein kleiner, schnell korrigierbarer Fehler vorliegt. So ist die vernünftigste Entscheidung für das Ziel, die eigene Kanzlei mobiler und digitaler zu gestalten und sich hierbei Hilfe zu suchen.

Wie zuvor auch schon erwähnt, ist hierbei das interdisziplinäre Networking extrem wichtig. Umso mehr bestätigt diese These die Zusammenarbeit der Kanzlei mit Microsoft Deutschland und RA-MICRO, über die am 5. und 6. Kanzlei-Gipfel Innovationstag „Digitaler Wandel“ im vergangenen Jahr ausführlich berichtet und an dem Erfahrungen geteilt wurden.

Denn wieso sollten wir das Rad neu erfinden müssen?

Es gibt bereits Unternehmen und Personen, die laufende und gut funktionierende Systeme haben, die vor allem stets gerne beratend zur Seite stehen.

Warum also diejenigen nicht einfach in die Planung und Ausführung mit einbinden oder besser sogar die perfekte Lösung zusammen entwickeln?

Informationsaustausch und Kommunikation sind das A und O!

Man muss sich am Anfang mit dem Markt beschäftigen.

Was für Systeme werden überhaupt angeboten? Arbeiten wir lieber mit dem Laptop, Tablet, PC am Schreibtisch? Benutzen wir hauptsächlich Software von Microsoft oder von Apple? Fragen, die eine grundlegende technische Expertise und Interesse erfordern, die man sich allerdings nicht alleine aneignen muss. Hierfür bieten sich Meetups und Konferenzen als perfekter Brutkasten für Entwicklungs- und Erfahrungsaustäusche an. Des Weiteren ist es wichtig sein eigenes Team gut kennen und von Anfang an mit in die Entwicklung einzubinden, wobei das Team auch hinter dem Vorhaben stehen muss. Man braucht stets die Rückmeldung und Meinung, sowie Wünsche und Vorstellungen der Kollegen. Der Digitalisierungsprozess darf kein Alleingang des Arbeitgebers sein. Dennoch sollte man stets aktuell bleiben. Welche neue Gadgets kommen auf den Markt? Wie kann ich diese in meine Prozesse und Arbeitsabläufe einbinden?

Besonders spannend finde ich die Lösung von der Kanzlei Färber Rechtsanwälte, die sowohl eine offline als auch eine online Lösung für sich gefunden haben. Basierend auf dem Surface Book von Microsoft wurde durch den Ausbau der IT-Landschaft nicht nur das Diktieren per Spracherkennung mittels Dragon, sondern auch die geräteübergreifende Verwendung der eingesetzten Software ermöglicht. Diese Lösung wurde von Microsoft Deutschland und MICRO präsentiert und ausgearbeitet. Insbesondere die offline Nutzung scheint hierbei für die Anwälte wichtig zu sein, da in den Gerichtssälen häufig kein Netz zur Verfügung steht. Die Akten oder die Tagespost unterwegs aus dem Zug oder Auto zu bearbeiten, ist somit kein Problem mehr und durch die Entscheidung für das Surface Book ist es hinfällig, ob man lieber auf einem Tablet oder auf dem Laptop arbeitet.

Es wird mit Sicherheit etwas schief gehen

Ein Schwerpunkt in meinen Augen liegt jedoch an der stetigen Erreichbarkeit und Support durch die IT-Abteilung – in dem konkreten Fall sogar inklusive Fernwartungslösungen. Neue Software, Hardware und ein generell neues IT-Umfeld wird niemals von Anfang an perfekt funktionieren; es müssen von Anfang an Fehler mit einberechnet werden, jedoch muss die Leidenschaft stets die Motivation das Ziel zu erreichen aufrechterhalten. Hierfür ist ständige kompetente Beratung essentiell, damit man stets jemand erreichbar ist, um den Fehler zu beheben oder nach einer Alternative zu suchen. Niemand kann vorhersagen, welche Software, Hardware oder Lösung generell die ideale Option für einen selbst ist.

Wer hat schon seine perfekte Robe, Aktentasche oder Firmenfahrzeug bereits auf Anhieb gefunden? Mit Technik verläuft es genauso; man probiert etwas, man scheitert, man probiert etwas Neues und am Ende findet man eine Lösung die möglichst ideal funktioniert. Dies erfordert jedoch Zeit, Durchhaltevermögen und auch das nötige Kleingeld oder eben die Kooperationspartner, die Experimente ermöglichen. Das Projekt wird jedoch generell kostspieliger sein, da man die neuen Lizenzen bezahlen und die Hardware-Ausstattung erstmal organisieren muss. Dabei ist jedoch stets zu beachten, dass am Ende der Einrichtungs- und Testphase Druckkosten, Personalkosten und Zeit gespart wird.

Und wenn man scheitert?

Am Ende gilt: bereits digital vorhandene Daten auszudrucken funktioniert reibungsloser, als bloß analog in Schriftform vorhandene Daten erstmal digitalisieren zu müssen, insbesondere wenn das entsprechende Umfeld noch fehlt. Also sollte man lieber die Augen aufmachen, Empfehlungen einholen und eigene Erfahrungen durch Testphasen machen. Insbesondere sollte man nicht darauf warten, dass das vermeintlich perfekte Produkt, welches für eine breite Zielgruppe konzipiert ist vielleicht einen Teil der Wünsche erfüllen kann, geschaffen wird, während man bereits heute an der Entwicklung der eigenen perfekten Lösung aktiv mitarbeiten könnte.

Der Artikel beruht auf eine Pressemitteilung von Microsoft Deutschland und auf den Erfahrungsbericht von Harald Kaiser von der Kanzlei Färber Rechtsanwälte Düsseldorf.

Digitale (Selbst)Transformation Level 1- Die digitalisierte Handschrift

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